Datenschutzerklärung (DS-GVO) für Klausi.app

3.1 Registrierung, Konto und Vertragsdurchführung

Kategorien von Daten:

• Stammdaten und Kontodaten (z. B. Name, E-Mail, Login-Daten, Account-Einstellungen)
• Nutzungs- und Inhaltsdaten, die du in Klausi eingibst oder erzeugst (z. B. Zeit-, Projekt- und Reisedaten)
• Dateiuploads (z. B. Belege, Audio-, Bild- oder andere Dateien)

Zwecke:

• Kontoanlage, Authentifizierung und Bereitstellung der Plattform
• Erbringung der von dir genutzten Funktionen (Free/Pro, Module)
• Support und Kommunikation zu deinem Konto

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

3.2 Zahlung, Abrechnung und Buchführung

Kategorien von Daten:

• Abrechnungs- und Transaktionsdaten (z. B. Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, Transaktions-IDs)
• Ggf. umsatzsteuerrelevante Angaben (z. B. Unternehmensangaben, USt-ID, Rechnungsadresse)

Zwecke:

• Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Verwaltung deines Tarifeinsatzes
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten)

3.3 System- und Transaktionskommunikation (E-Mails)

Kategorien von Daten:

• E-Mail-Adresse
• Technische Metadaten zum E-Mail-Versand (z. B. Zeitpunkt, Zustellstatus)
• Inhalt von System-E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen, Abrechnungs-Hinweise)

Zwecke:

• Versand von System- und Transaktionsnachrichten zur Bereitstellung und Sicherheit des Dienstes

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Hinweis: Passwort-Zurücksetzen und Authentifizierungs-E-Mails können über Supabase versendet werden (z. B. Passwort-Reset). Sonstige Transaktions- und Produkt-E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen) versenden wir über Postmark.

3.4 Sicherheit, Stabilität, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention (Logs)

Kategorien von Daten:

• Technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel)
• Technische Geräte-/Browser-Metadaten (minimiert)
• Event- und Fehlerdaten (z. B. Fehlertyp, Seitenpfad ohne Suchparameter)
• Pseudonymisierte Nutzerkennung (z. B. hash-basierte ID), soweit erforderlich

Zwecke:

• Gewährleistung von IT-Sicherheit, Störungsbehebung, Stabilitätsverbesserung
• Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Nutzung und Sicherheitsvorfälle

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb)

3.5 Optionale Analyse-Funktionen (Analytics)

Falls du Analyse-Funktionen aktivierst, verarbeiten wir pseudonyme Nutzungsdaten (z. B. Feature-Nutzung, Seitenaufrufe, Ereignisse), um Klausi zu verbessern.

Zwecke:

• Produktanalyse, UX-Optimierung, Funktionsverbesserung

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Widerruf:

Du kannst deine Einwilligung jederzeit über das Cookie-Banner oder die Einstellungen widerrufen. Ab Widerruf werden Analyse-Daten nicht weiter erhoben.

3.6 Google-Kalender-Integration (Google API Services)

Du kannst dein Google-Konto optional mit Klausi verbinden, um Kalenderfunktionen zu nutzen. Diese Verbindung wird ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Autorisierung über den Google-Anmeldedialog (OAuth) hergestellt und kann jederzeit widerrufen werden. Solange du dein Google-Konto nicht verbindest, werden keine Google-Nutzerdaten verarbeitet.

Berechtigungen (Scopes) und Zwecke:

Je nachdem, welche Funktion du aktivierst, fragen wir nur die dafür erforderlichen Berechtigungen ab:

• Termin-Synchronisierung (calendar.app.created): Klausi legt in deinem Google-Kalender einen eigenen, von Klausi erstellten Kalender an und schreibt, ändert oder löscht ausschließlich die von Klausi selbst dort angelegten Termine. Auf deine übrigen Kalender und Termine greift Klausi mit dieser Berechtigung nicht zu.
• Verfügbarkeit (calendar.calendarlist.readonly, calendar.events.freebusy): Klausi liest die Liste deiner Kalender (zur Auswahl) sowie deine Frei/Belegt-Zeiten, um deine Verfügbarkeit für die Terminbuchung zu ermitteln. Inhalte deiner Termine (Titel, Teilnehmer, Beschreibung) werden hierbei nicht gelesen.
• Tagesplanung (calendar.calendarlist.readonly, calendar.events.readonly): Klausi liest – nur lesend – Termine aus den von dir ausgewählten Kalendern, um daraus deine persönliche Tages- und Planungsansicht zu erstellen.

Kategorien der verarbeiteten Daten:

• OAuth-Zugriffs- und Aktualisierungstoken (Access-/Refresh-Token), die erteilten Berechtigungen (Scopes) und die Token-Gültigkeit
• Je nach genutzter Funktion: Kalenderliste, Frei/Belegt-Zeiten und Termindaten
• Eine Zuordnung zwischen Klausi-Einträgen und den von Klausi erstellten Google-Terminen (für die Synchronisierung)

Die E-Mail-Adresse deines Google-Kontos wird nicht abgefragt und nicht gespeichert.

Speicherung und Schutz:

Deine OAuth-Token werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und sind durch Zugriffskontrollen (Row Level Security) auf dein Konto beschränkt. Frei/Belegt- und Termindaten werden grundsätzlich nur zum Zeitpunkt der jeweiligen Anfrage verarbeitet und nicht dauerhaft vorgehalten; dauerhaft gespeichert wird lediglich die für die Synchronisierung notwendige Zuordnung der von Klausi erstellten Termine.

Weitergabe:

Wir geben deine Google-Nutzerdaten nicht an Dritte weiter und verkaufen sie nicht. Eine Ausnahme besteht nur, soweit dies zur Bereitstellung der von dir gewählten Funktion erforderlich ist: Nutzt du die Tagesplanung, können die hierfür relevanten Termindaten an unseren KI-Dienstleister Anthropic (Anthropic PBC) übermittelt werden, der sie ausschließlich zur Erstellung deiner Tagesplanung verarbeitet und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Löschung und Widerruf:

Du kannst die Verbindung jederzeit in den Einstellungen über „Verbindung trennen" beenden. Dabei widerrufen wir das erteilte Token bei Google und löschen die bei uns gespeicherten Google-Kalender-Daten (Token, Einstellungen, Zuordnungen). Bei Löschung deines Klausi-Kontos werden diese Daten ebenfalls vollständig gelöscht. Zusätzlich kannst du den Zugriff jederzeit direkt in deinem Google-Konto entziehen unter myaccount.google.com/permissions.

Limited Use (eingeschränkte Nutzung):

Die Nutzung und Weitergabe der von Google APIs erhaltenen Informationen durch Klausi unterliegt der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Insbesondere verwenden wir die über Google APIs erhaltenen Daten ausschließlich, um die von dir genutzten und für dich sichtbaren Funktionen bereitzustellen und zu verbessern. Wir verwenden diese Daten nicht für Werbung, übertragen oder verkaufen sie nicht an Dritte (z. B. Datenbroker), nutzen sie nicht zur Bonitätsprüfung und nicht zum Training generalisierter KI- oder ML-Modelle. Menschen lesen diese Daten nicht, es sei denn, (a) du hast ausdrücklich eingewilligt, (b) es ist aus Sicherheits- oder Missbrauchsabwehrgründen bzw. zur Einhaltung geltenden Rechts erforderlich, oder (c) die Daten wurden zuvor aggregiert bzw. anonymisiert und werden für interne Betriebszwecke verwendet.

3.7 Anbindung externer KI-Clients (Model Context Protocol, MCP)

Du kannst dein Klausi-Konto optional über das Model Context Protocol (MCP) mit externen KI-Anwendungen (z. B. Claude, Cursor) verbinden, damit diese in deinem Auftrag auf deine Klausi-Daten zugreifen. Diese Verbindung wird ausschließlich nach deiner ausdrücklichen, separaten Einwilligung hergestellt und kann jederzeit widerrufen werden. Solange du keine Verbindung herstellst, findet keine solche Übermittlung statt.

Wege der Verbindung:

• Connector (OAuth): Du bestätigst die Verbindung direkt in Klausi. Wählst du den claude.ai-Connector, werden die abgerufenen Daten an Anthropic (Anthropic PBC, USA) übermittelt.
• Zugriffstoken (PAT): Du erstellst ein Token und trägst es in deinem KI-Client ein (z. B. Claude Desktop, Cursor). An welchen Anbieter die Daten dabei fließen, richtet sich nach dem von dir gewählten Client.

Kategorien der übermittelten Daten:

Je nach den von dir freigegebenen Berechtigungen (Scopes) können an den KI-Client übermittelt werden:

• Lesen: Projekte, Aufgaben, Zeiterfassung, Notizen, Kunden- und CRM-Daten, Reisen, Buchungen, Leistungen
• Bearbeiten: Anlegen und Ändern von Zeiten, Aufgaben, Notizen, Projekten und CRM-Einträgen
• Finanzen lesen: Rechnungen und finanzielle Zusammenfassungen

Wichtig: Diese Daten enthalten regelmäßig auch personenbezogene Daten Dritter (z. B. Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern deiner Kunden und Kontakte, Rechnungsempfänger, Gäste von Terminbuchungen).

Rechtsgrundlage und Verantwortlichkeit:

Für deine eigenen personenbezogenen Daten stützt sich die Übermittlung auf deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Soweit du über die Anbindung personenbezogene Daten Dritter übermittelst, bist du insoweit selbst Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO); CLOCKKNOCK handelt dabei als Auftragsverarbeiter auf deine Weisung. Du bist dafür verantwortlich, für diese Übermittlung eine eigene Rechtsgrundlage sicherzustellen und – soweit erforderlich – mit dem Anbieter des KI-Clients einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen. Eine Einwilligung kannst du für die Daten Dritter nicht an deren Stelle wirksam erteilen.

Drittlandtransfer:

Der von dir gewählte KI-Client und dessen Anbieter können ihren Sitz in einem Drittland (insbesondere USA) haben. Da du den KI-Client frei wählst und Klausi mit diesem keine vertragliche Beziehung unterhält, stellt Klausi für diese Übermittlung keine eigenen Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) bereit. Für ein angemessenes Schutzniveau dieser Übermittlung bist du selbst verantwortlich. Ergänzend gilt Abschnitt 6.

Protokollierung (Audit-Log):

Zur Sicherheit und Nachvollziehbarkeit protokollieren wir jeden Tool-Aufruf datenminimiert: Werkzeugname, Berechtigung, Status, betroffener Datensatztyp und dessen Kennung, ausschließlich die Schlüssel (nicht die Werte) der übergebenen Parameter sowie IP-Adresse und User-Agent der Anfrage. Inhalte der abgerufenen Daten werden nicht protokolliert. Diese Protokolle kannst du in deinem Konto einsehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Missbrauchsabwehr).

Widerruf:

Du kannst die Einwilligung und alle erteilten Zugänge jederzeit in den Einstellungen (Bereich „Apps") widerrufen; dabei werden sämtliche Tokens sofort deaktiviert. Ein Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt.